تصور کنید مدیر مجموعه از شما درخواست می‌کند به فروشگاه لوازم اداری رفته و یک بسته ورقه A4، چند پوشه و تعدادی خودکار خریداری نمایید. پس از آن که خریدها را انجام می‌دهید، برای اثبات هزینه‌ای که پرداخت کرده‌اید، باید از فروشنده یک رسید دریافت نمایید. این رسید در قالب یک فاکتور به شما داده می‌شود که مشخصات کالاهای خریداری شده، مبلغ آن‌ها، نام فروشگاه و مواردی از این دست در آن ذکر شده است. حال با ارائه این برگه می‌توانید مبلغی که هزینه کردید را دریافت کنید. این مسئله یکی از ساده‌ترین کاربردهای فاکتور در زندگی است.
در این مقاله قصد داریم شما را با فاکتور و انواع فاکتور آشنا نماییم. برای شناخت انواع مختلف فاکتورها با ما همراه باشید.
دسترسی سریع به عناوین
فاکتور چیست؟
زمانی که به یک رستوران می‌روید، بعد از صرف غذا برای پرداخت هزینه، رسیدی به شما داده می‌شود که در آن مشخصات موارد خریداری شده درج شده است.
برای مثال: نوع غذا، تعداد آن، قیمت و شماره میز شما. این ساده‌ترین حالت از یک رسید می‌باشد که از جانب فروشنده، به شما که خریدار هستید داده می‌شود. فاکتورهای فروش هم به طور کلی شبیه به همین رسیدها هستند.
اگر معنی فاکتور را در لغت بررسی کنیم، به همان کلمه سر رسید و صورت حساب می‌رسیم. در واقع فاکتور یک سند یا برگه تجاری است که از جانب فروشنده صادر می‌شود و جزئیات خرید را قید می‌کند.
فاکتورها می‌توانند حامل اطلاعات مهمی باشند. برخی از اطلاعات میان انواع فاکتورها مشترک‌اند و در واقع، پایه و اساس فاکتور را تشکیل می‌دهند. مثل نوع کالا، قیمت کالا، تاریخ خرید، مشخصات خریدار و فروشنده. علاوه بر موارد گفته شده، با توافق طرفین معامله جزئیات دیگری که نیاز به ثبت شدن داشته باشند، در برگه فاکتور نوشته می‌شوند. برای مثال: اگر خریدار بخواهد مبلغ خرید را در دو قسط بپردازد، این مورد در فاکتور درج می‌شود.
توجه داشته باشید که فاکتورها به عنوان سند تجاری در نظر گرفته می‌شوند؛ بنابراین می‌توانند مشکلات حقوقی ایجاد کنند. برای مثال: نکته‌ای که درباره فاکتورها وجود دارد این است که فاکتور باید به امضای هر دو طرف قرارداد برسد؛ یعنی هم خریدار و هم فروشنده باید فاکتور را امضاء کنند تا به رسمیت برسد.
البته در صورت بروز مشکل، عدم وجود امضاء از برخی روش‌ها قابل حل شدن است؛ اگرچه دشواری‌هایی نیز دارد. حالا که با فاکتورها آشنا شدید، به بررسی انواع فاکتور و کاربرد هر یک خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
اصول مهم در طراحی فاکتور فروش
همان طور که گفته شد، فاکتور فروش سندی است که انجام یک معامله را اثبات می‌کند. این فاکتور از دیدگاه فروشنده فاکتور فروش و از دیدگاه خریدار، فاکتور خرید محسوب می‌شود. در طراحی این فاکتورها برخی موارد، اصولی هستند که باید رعایت شوند. از جمله این اصول می‌توان موارد زیر را نام برد:
- مشخصات خریدار
- مشخصات فروشنده
- تاریخ خرید
- نوع کالا
- قیمت هر واحد کالای خریداری شده
- قیمت کل
موارد دیگری نیز بسته به نیاز فروشنده و خریدار ممکن است در فاکتور فروش قید شود که جزو موارد اصلی به حساب نمی‌آیند. برای مثال: اگر فروشنده گارانتی یا خدمات پس از فروش برای کالای خود ارائه می‌کند، می‌تواند آن را در انتهای فاکتور فروش قید کند.
انواع فاکتور و کاربرد آن ها
فاکتورها را می‌تواند از ابعاد مختلف بررسی و آن‌ها را دسته‌بندی کرد. همچنین هر یک از این دسته‌بندی‌ها به سبب کاربرد مشخصی طراحی می‌شوند که به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.
پیش از هرچیز، فاکتورها را از نظر «رسمیت» بررسی می‌کنیم.
فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی چیست؟
فاکتورها به دو دسته «رسمی» و «غیررسمی» تقسیم می‌شوند.
فاکتورهای رسمی چه کاربردی دارند؟
در واقع فاکتورهای رسمی در مشاغلی کاربرد دارند که باید یک نسخه از فاکتور به اداره مالیات ارائه شود. در چنین مشاغلی باید مالیات بر ارزش افزوده برای مشتریان محاسبه شده و سپس یک نسخه از فاکتور به دست اداره مالیات برسد؛ در صورتی که این اتفاق صورت نگیرد، برای صاحب کسب‌وکار جریمه منظور می‌شود. فاکتورهای رسمی معمولاً سه برگه‌ای (نسخه ای) هستند.
فاکتور های غیر رسمی چه کاربردی دارند؟
در مقابل، فاکتورهای غیررسمی در مشاغل کوچکی مثل مغازه‌های محلی کاربرد دارند. در این مغازه‌ها فاکتور صرفاً به درخواست مشتری نوشته می‌شود و به صورت رسمی و برای ارائه به سازمان‌هایی چون اداره مالیات کاربرد ندارد. در واقع مالیات این مشاغل به صورت علی الرأس محاسبه شده و بنابراین، ارائه فاکتور به اداره مالیات نیاز نیست. فاکتورهای غیررسمی معمولاً دوبرگه‌ای(نسخه ای) هستند.
ممکنه واستون جالب باشه:
فاکتور صوری چیست؟
پیش از هرچیز باید بدانید که فاکتور صوری از هر نظر کاملاً غیرقانونی است و بیان آن در این مقاله صرفاً جنبه آشنایی و آگاهی از عواقب آن را دارد. فاکتور صوری به منظور فرار از پرداخت مالیات استفاده می‌شود و اتفاقاً سود خوبی نیز دارد. اما اداره مالیات از روش‌های متعددی برای تشخیص صوری بودن فاکتور استفاده می‌کند و در نهایت متوجه این حرکت غیرقانونی خواهد شد.
- از جمله این روش‌ها می‌توان موارد زیر را نام برد:
- فروشندگان کالا و خدمات را بررسی می‌کند تا حقیقی بودن یا نبودن آن‌ها مشخص شود.
- صحت شناسه ملی بررسی می‌شود.
- اعتبار گواهی ارزش افزوده بررسی می‌شود.
- تناسب بین کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور با فعالیت صادرکننده فاکتور تطبیق داده می‌شود.
- اسناد حمل بار بررسی می‌شوند.
- مستندات پرداخت‌های انجام شده مورد بررسی قرار می‌گیرند.
همچنین می‌توان فاکتورها را از لحاظ طراحی نیز بررسی کرد
فاکتور های سربرگ دار و بدون سربرگ
فاکتورها را معمولاً به دو دسته «سربرگ دار» و « بدون سربرگ» تقسیم‌بندی می‌کنند. فاکتورها بدون سربرگ فاکتورهای رایج و معمولی هستند که در فروشگاه‌های لوازم‌التحریر به فروش می‌رسند.
این فاکتورها اطلاعات شخصی مربوط به فروشگاه یا شخص خاصی را شامل نمی‌شوند و فقط اطلاعات کلی را در بر دارند.
فاکتورها سربرگ دار برای فروشنده خاصی طراحی می‌شوند و به همین دلیل باید به طور سفارشی تهیه شوند. علامت مخصوص فروشنده و نام فروشگاه یا فروشنده در سربرگ فاکتور درج می‌گردد. در این نوع از فاکتورها، سربرگ می‌تواند نقش امضاء را نیز داشته باشد؛ البته که توصیه می‌شود هر دو طرف معامله امضا کردن فاکتور را فراموش نکنند.
-
هنگام چاپ فاکتور، می‌توان تغییراتی را در آن ایجاد کرد
برخی از ویژگی‌های فاکتورها را می‌توان هنگام چاپ کردن تغییر داد. برای مثال: می‌توانید جنس فاکتور مورد نظرتان را تعیین کنید. همچنین می‌توانید از فاکتور کاربن دار به جای فاکتور بدون کاربرن استفاده کنید تا نیاز به نوشتن دوباره جزئیات فاکتور نباشد. رنگ ورقه‌های فاکتور می‌تواند با توجه به خواست و سلیقه شما تغییر کند.
-
سایز فاکتورها نیز می‌تواند متغیر باشد
معمولاً فاکتورها را در دو سایز A4 و A5 طراحی می‌کنند. در ارتباط با فاکتورهای غیررسمی می‌توانید هر سایز دلخواه را انتخاب کنید؛ چون قرار نیست آن را به ادارات رسمی ارائه دهید. در فاکتورهای رسمی به دلیل ارائه به اداره مالیات، معمولاً از فاکتور A4 استفاده می‌شود. استفاده از این سایز کاغذ باعث می‌شود تا تمام اطلاعات مورد نیاز در کاغذ درج شود و مشکلی از نظر کمبود فضای نوشتن ایجاد نشود.
-
فاکتورهای شماره دار
احتمالاً شماره‌های قرمز رنگ برجسته‌ای را بالای فاکتورها دیده‌اید. این شماره‌ها باعث می‌شوند تا فاکتورها برای ارائه به اداره مالیات، قابل استناد باشند. استفاده از فاکتورهای شماره دار برای فاکتورهای رسمی انتخاب معقولی است.
-
فاکتورهای کاربن دار (کاربن‌لس)
یکی از رایج‌ترین و کاربردی‌ترین انواع فاکتور، فاکتورهای کاربن دار هستند. این فاکتورها برخلاف فاکتورهای قدیمی که نیاز به قرار دادن کاربن داشتند، برگه‌هایی دارند که به نوعی همراه با خود، کاربن دارند. با استفاده از این فاکتورها دیگر نیازی به کاربن گذاشتن ندارید. به این ترتیب با یک بار نوشتن موارد مورد نظر، می‌توانید چند نسخه از آن را داشته باشید.
جمع بندی کلی فاکتور ها
گاهی ساده‌ترین چیزها بر اعتبار یک کسب و کار می‌افزایند. برای مثال: داشتن فاکتور طراحی شده با سربرگ اختصاصی نشان از اهمیت دادن به مشتری و حرفه‌ای بودن کسب و کار است. در مقابل، گاهی همین مورد کوچک می‌تواند مشکلات حقوقی نیز به بار بیاورد. بنابراین داشتن اطلاعات جامع و کلی درباره موارد این چنینی، می‌تواند شما را از دام بسیاری از مشکلات رها کند.
در این مقاله تلاش کردیم شما را با هر آنچه که باید درباره فاکتورها بدانید، آشنا کنیم. اعمال سلیقه شخصی در طراحی فاکتورها می‌تواند شما را از سایرین متمایز کند و جلوه خاصی به حرفه‌تان ببخشد. بنابراین در عین راحتی با ابزاری مثل فاکتور کاربن دار، زیبایی بصری را نیز فراموش نکنید. امیدواریم از مطالب فوق، استفاده لازم را برده باشید.
منابع:
